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Änderungen mitteilen

Wenn Freiwillige ihren Dienst stornieren, abbrechen oder verlängern, muss die Engagement Global informiert und der betroffene Weiterleitungsvertrag geändert werden. Auch ein Wechsel der Einsatzstelle sowie Änderungen beim Projektträger oder der Einsatzstelle sind mitzuteilen. Erfahren Sie, wie Sie Änderungen der Engagament Global melden können.

Storno

Kosten, die durch die Stornierung, also den Abbruch des Dienstes vor der Ausreise entstehen, können innerhalb der im Weiterleitungsvertrag vereinbarten Finanzierung abgerechnet werden. Dazu ist es notwendig, dass Sie den oder die Freiwillige per Namensliste mitteilen und eine Stornierung mit dem Formular „Mitteilung Storno“ melden.

Zudem müssen Sie als Aufnahmeorganisation in einem formlosen Schreiben mit einer kurzen Begründung bestätigen, dass der Dienst nicht angetreten wurde. Dieses Schreiben senden Sie an die Zentralstelle Engagement Global, die den Storno mitzeichnet und an das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) weiterleitet.

Wechsel des Einsatzplatzes

Die langfristige Einbindung der Freiwilligen in ihrer jeweiligen Einsatzstelle ist ein wichtiges Element des weltwärts-Dienstes. Manchmal können gewichtige Gründe aber den Verbleib eines oder einer Freiwilligen auf dem gemeldeten Einsatzplatz unmöglich machen. Dann kommt ein Wechsel des Einsatzplatzes in Frage.

Wichtiger Hinweis

Beachten Sie, dass das Visum der Freiwilligen auf eine bestimmte Einsatzstelle ausgestellt ist. Daher müssen Sie sich vor einem Wechsel unbedingt mit der zuständigen Ausländerbehörde in Verbindung setzen, um zu klären, ob die Umwidmung des Visums möglich ist.

Sollte ein Wechsel aufenthaltsrechtlich möglich sein, dann melden Sie den Einsatzstellenwechsel einschließlich einer kurzen Begründung per Formular „Mitteilung Storno“ an die Zentralstelle Engagement Global.

Ein Wechsel ist nur auf eine anerkannte Einsatzstelle im Bundesfreiwilligendienst (BFD) möglich. Zudem muss im Rahmen des BFD ein Auflösungsvertrag mit der alten Einsatzstelle und eine BFD-Vereinbarung mit der neuen Einsatzstelle aufgesetzt werden.

Sofern ein Wechsel vor der Einreise nach Deutschland und vor Visumserteilung stattfindet, müssen Sie lediglich eine Korrektur der Namensliste einreichen. Sollte schon die BFD-Vereinbarung vorbehaltlich unterzeichnet worden sein, dann bestätigen Sie in einem formlosen Schreiben mit einer kurzen Begründung, dass der Dienst nicht angetreten wurde. Dieses Schreiben senden Sie zunächst an die Zentralstelle Engagement Global, die den Storno mitzeichnet und an das BAFzA weiterleitet. Für die neue Einsatzstelle muss eine neue BFD-Vereinbarung eingereicht werden.

Abbruch des Dienstes

Der weltwärts-Einsatz ist von einer hohen Verbindlichkeit geprägt. Es kann jedoch Fälle geben, in denen ein vorzeitiger Abbruch für alle Beteiligten bei entsprechender Begleitung und Nachbereitung die richtige Lösung ist. Ein Abbruch des Freiwilligendienstes sollte jedoch nur stattfinden, nachdem alle anderen Möglichkeiten, wie beispielsweise ein Wechsel des Einsatzplatzes, ausgeschöpft sind.

Wenn es zu einem Abbruch des Freiwilligendienstes kommt, ist dies unverzüglich an die Zentralstelle Engagement Global zu melden. Nutzen Sie dafür das Formular „Mitteilung Storno". Bitte legen Sie gegebenenfalls Stellungnahmen der bzw. des Freiwilligen, der Betreuungsperson, der Einsatzstelle und der Entsendeorganisation bei, sofern diese zur Verständnis der Abbruchumstände sinnvoll sind.

Wichtiger Hinweis

Nach dem Abbruch des Dienstes sind Freiwillige verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen Deutschland zu verlassen und in ihr jeweiliges Herkunftsland zurückzukehren. Ausnahmen von dieser Regelung sind nicht möglich.

Die Aufnahmeorganisation organisiert die Rückreise, sie stimmt sich mit der Partnerorganisation ab und organisiert den Rückflug. Für den Bundesfreiwilligendienst muss ein Auflösungsvertrag zwischen Freiwilligem bzw. Freiwilliger und der Einsatzstelle aufgesetzt werden, indem sich beide Seiten damit einverstanden erklären, den Dienst frühzeitig zu beenden. Der Auflösungsvertrag geht über die Zentralstelle Engagement Global an das BAFzA.

Verlängerung des Dienstes

Sollten sich Aufnahmeorganisation, Entsendeorganisation, Einsatzstelle und Freiwillige auf eine Verlängerung der Einsatzdauer über das geplante Ende hinaus einigen, ist dies der Zentralstelle Engagement Global zu melden. Nutzen Sie dafür das Formular „Mitteilung Storno“.

Wichtiger Hinweis

Bitte stellen Sie vor einem Verlängerungsantrag sicher, dass der Aufenthaltstitel der bzw. des Freiwilligen entsprechend verlängert wird.

Bitte beachten Sie, dass Verlängerungen mindestens drei weitere Dienstmonate umfassen müssen und innerhalb der Pilotphase nicht über die im BFD maximal zulässigen 18 Monate Gesamtdienstzeit hinausgehen dürfen.

Falls die mit einer Verlängerung verbundenen Kosten nicht über Einsparungen innerhalb des Weiterleitungsvertrags zu decken sind, können Sie einen Änderungsantrag stellen. Bitte klären Sie dazu zunächst mit der Engagement Global, ob eine Aufstockung der Mittel möglich ist.

Außerdem müssen Sie einen Antrag auf Verlängerung im Bundesfreiwilligendienst stellen. Dieser wird zunächst von der Zentralstelle Engagement Global geprüft und mitgezeichnet und dann an das BAFzA zur Bearbeitung weitergeleitet. Für den formlosen Antrag auf Verlängerung im Bundesfreiwilligendienst stellt die Engagament Global eine Vorlage zur Verfügung, die Sie verwenden können.

Bitte beachten Sie, dass sich im Bundesfreiwilligendienst mit einer Verlängerung des Dienstes auch die Zahl der Seminartage erhöht, an denen der bzw. die Freiwillige teilnehmen muss. Wird ein Dienst über den Zeitraum von zwölf Monaten hinaus vereinbart oder verlängert, erhöht sich die Zahl der Seminartage für jeden weiteren Monat um mindestens einen Tag.

Änderung des Weiterleitungsvertrages

Sollten sich durch den Storno, Abbruch oder die Verlängerung von Freiwilligen oder aus anderen Gründen Änderungen gegenüber der im Weiterleitungsvertrag vereinbarten Finanzierung ergeben, so müssen Sie bei der Engagement Global eine Änderung des Weiterleitungsvertrages beantragen.

Bitte reichen Sie dazu einen formlosen Änderungsantrag ein. Legen Sie zu jedem Änderungsantrag eine angepasste Version des Bundesmittelantrags bei, aus dem die neue Kalkulation deutlich wird. Der Änderungsantrag ist sowohl postalisch als auch per E-Mail einzureichen.

Bitte senden Sie den geänderten Bundesmittelantrag nicht mittels des Buttons „per E-Mail senden“, sondern als gespeicherte PDF-Datei.