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Änderungen mitteilen

Änderungen des Freiwilligenplatzes, der Situation beim Projektträger oder der Einsatzstelle während des Auslandsaufenthaltes sind der Koordinierungsstelle weltwärts unverzüglich mitzuteilen. Für diesen Vorgang müssen die zuvor eingereichten Antragsformulare zur Bewilligung von Fördermitteln in geänderter Form erneut eingereicht werden.

Regelung zu Abbrüchen und Stornierungen

Der weltwärts-Einsatz wird von einer hohen Verbindlichkeit geprägt. Es kann jedoch Fälle geben, in denen ein vorzeitiger Abbruch durchaus angebracht und für alle Beteiligten bei entsprechender Begleitung und Nachbereitung eine richtige Lösung sein kann.

Entsendeorganisationen müssen die vorgegebene Abbruchklausel wörtlich in ihre Verträge mit den Freiwilligen aufzunehmen. Im Mustervertrag Entsendeorganisation-Freiwillige ist diese Klausel selbstverständlich bereits enthalten. Die Textvorlage finden Sie am Ende dieser Seite zum Download in verschiedenen Sprachen.

Bitte beachten Sie

Sofern es zu einem Abbruch des Freiwilligendienstes kommt, ist dies unverzüglich an die Koordinierungsstelle weltwärts zu melden. Bitte benutzen Sie dafür das Formular „Mitteilung Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel". Bitte legen Sie gegebenenfalls Stellungnahmen des Freiwilligen, des Mentors, der Partnerorganisation und der pädagogischen Betreuung bei, sofern diese zur Verständnis der Abbruchumstände sinnvoll sind.

Sofern die Abbruchgründe in den Verantwortungsbereich des/der Freiwilligen fallen, kann die Entsendeorganisation sie/ihn an den bis dahin entstandenen Kosten beteiligen. Diese sind insbesondere: Die Auslandsreisekosten einschließlich Rückreise (Reise zum Einsatzplatz und Rückkehr nach Deutschland), die Kosten der Unterkunft und Verpflegung vor Ort.

Frist für Rückkehr

Nach dem Abbruch sind Freiwillige verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen das Gastland zu verlassen und nach Deutschland zurückzukehren. Ausnahmen von dieser Regelung sind nicht möglich! Die Entsendeorganisation organisiert die Abwicklung, sie stimmt sich mit der Partnerorganisation ab und organisiert den Rückflug.

Im Falle einer Stornierung, also eines Abbruchs noch vor Ausreise, kann ebenfalls das oben genannte Formular genutzt werden. Sollte der beziehungsweise die Freiwillige der Koordinierungsstelle weltwärts bereits per Namensliste gemeldet worden sein, müssen Sie eine Stornomeldung einreichen. Es ist möglich, angefallene Stornokosten innerhalb der vereinbarten Finanzierung des Weiterleitungsvertrags abzurechnen. Dafür ist die Meldung per Namensliste und Stornoformular zwingend notwendig.

Projektwechsel während des Freiwilligendienstes

Sollte der Verbleib eines/einer Freiwilligen auf dem gemeldeten Einsatzplatz nicht mehr möglich sein, kommt ein Projektwechsel auf einen anderen anerkannten Einsatzplatz in Frage. Oftmals kann ein Projektwechsel einen drohenden Abbruch verhindern. Dennoch sollten Projektwechsel nicht leichtfertig durchgeführt werden, da ein wichtiges Element des weltwärts-Dienstes die langfristige Einbindung der Freiwilligen in ihrer jeweiligen Einsatzstelle ist.

Begründung notwendig

Bitte melden Sie jeden Projektwechsel einschließlich einer kurzen Begründung per Formular „Mitteilung Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel“ an die Koordinierungsstelle weltwärts. Bitte beachten Sie, dass Projektwechsel nur auf anerkannte und unbesetzte Einsatzplätze erfolgen dürfen.

Sollte ein Projektwechsel die Beantragung eines neuen Einsatzplatzes erfordern, bitten wir Sie um einen entsprechenden handschriftlichen Vermerk auf der postalischen Version des Platzantrags. Der Antrag wird dann in der Koordinierungsstelle weltwärts vorrangig geprüft, um den Projektwechsel zu ermöglichen.

Verlängerung des Freiwilligendienstes

Viele Freiwillige wünschen sich eine Verlängerung ihrer Einsatzzeit. Sollten sich Entsendeorganisation, Partnerorganisation und Freiwillige auf eine Verlängerung der Einsatzdauer über das geplante Ende hinaus einigen, ist dies der Koordinierungsstelle weltwärts über das Formular „Mitteilung Storno / Abbruch / Verlängerung / Projektwechsel“ zu melden. Falls die damit verbundenen Kosten nicht über Einsparungen innerhalb des Weiterleitungsvertrags zu decken sind, können Sie zusätzlich einen Änderungsantrag stellen.

Regeln zur Verlängerung

Verlängerungen müssen mindestens drei weitere Dienstmonate umfassen und dürfen nicht über die maximal zulässigen 24 Monate Gesamtdienstzeit hinausgehen.

Der Einsatzplatz gilt für den Verlängerungszeitraum weiterhin als besetzt. Bitte beachten Sie daher die maximal zulässige Überschneidung zweier Freiwilligendienste von 30 Tagen auf einem Platz.

Änderung des Weiterleitungsvertrags

Sollten sich aus den oben genannten oder anderen Gründen Änderungen gegenüber der im Weiterleitungsvertrag vereinbarten Finanzierung ergeben, müssen Sie dies der Koordinierungsstelle weltwärts in Form eines Änderungsantrags mitteilen. Bitte verwenden Sie die am Ende dieser Seite angebotene Vorlage. Legen Sie zu jedem Änderungsantrag eine angepasste Version des Bundesmittelantrags bei, aus dem die neue Kalkulation deutlich wird. Der Änderungsantrag ist sowohl postalisch als auch per E-Mail einzureichen. Bitte senden Sie den geänderten Bundesmittelantrag nicht mittels des Buttons „per E-Mail senden“ des Formulars, sondern als gespeicherte PDF-Datei.

Nicht verbrauchte Mittel rechtzeitig melden!

Nicht verbrauchte Bundesmittel müssen der Koordinierungsstelle weltwärts spätestens zum 30.03 und 30.09 des laufenden Haushaltsjahres per Änderungsantrag gemeldet werden.

Änderungen am Einsatzplatz

Sollten sich Veränderungen an der Ausgestaltung eines anerkannten Einsatzplatzes ergeben, müssen Sie diese der Koordinierungsstelle weltwärts mitteilen. Geringfügige Änderungen können Sie formlos per E-Mail mitteilen. Umfangreiche oder bedeutende Veränderungen sind mittels eines aktualisierten Antragsformulars mitzuteilen. Bitte kreuzen sie dazu unter Punkt 3 des Formulars „Aktualisierung eines bestehenden Einsatzplatz-Antrags“ an. Bitte machen Sie zusätzlich schon in der E-Mail deutlich, dass es sich um die Mitteilung einer Veränderung handelt.