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Fördermittel für Entsendungen beantragen

Auf dieser Seite finden Sie wichtige Informationen zur Beantragung und Auszahlung der Fördermittel für weltwärts-Entsendungen.

Wichtiger Hinweis

Die finanzielle Förderung der weltwärts-Einsätze aus Mitteln des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) kann in jedem Jahr mit Frist bis zum 30.09. für das jeweils nächste Jahr beantragt werden.

Dies erfolgt mit dem "Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung im Rahmen des entwicklungspolitischen Freiwilligenprogramms weltwärts" oder kurz „Bundesmittelantrag“. Darin beantragen Sie die finanzielle Förderung für alle Freiwilligen, die Sie im nächsten Jahr entsenden möchten. Sie müssen zu diesem Zeitpunkt jedoch noch keine Freiwilligen ausgewählt haben. Im Bundesmittelantrag geben Sie lediglich die Anzahl der geplanten Entsendungen und die Summe der geplanten Einsatzmonate an. Hinzu kommen Angaben zur Kostenkalkulation und der Höhe der beantragten BMZ-Förderung.

Das BMZ fördert maximal 75 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben. Mindestens 25 Prozent muss die Entsendeorganisation selbst erbringen. Zusätzlich ist die Höhe der BMZ-Förderung pro Kostenposition gedeckelt. Das BMZ übernimmt pro Einsatzmonat maximal 230 Euro für fachlich-pädagogische Begleitung und maximal 350 Euro der Durchführungskosten. Für Entsendungen ab 2016 kann ein Mehrbedarf von bis zu 40 Euro geltend gemacht werden. Der Mehrbedarf kann frei auf die Positionen 1 und 2 verteilt werden.

Die Kosten für die Gesundheitsvorsorge der Freiwilligen (wie zum Beispiel der Krankenversicherung) werden zusätzlich gefördert. Diese Kosten können mit bis zu 100 Prozent gefördert werden. Jedoch darf die Gesamtförderung 75 Prozent nicht übersteigen. In begründeten Fällen kann eine zusätzliche Förderung zur Gewährleistung sozialer Teilhabe, insbesondere für Freiwillige mit Behinderung, in Höhe von bis zu 600 Euro pro Einsatzmonat zur Deckung von Mehrbedarfen bewilligt werden.

Zur Deckung des Eigenanteils können Entsendeorganisationen Drittmittel einsetzen, sofern es sich dabei nicht um Bundesmittel handelt.

Die Obergrenze für die Spendenakquise durch Freiwillige wurde auf 25 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben festgesetzt. Das Einwerben von Spenden oder einer bestimmten Spendensumme darf nach wie vor jedoch keine Bedingung für die Teilnahme an einem Freiwilligendienst sein.

Da die meisten Freiwilligendienste über einen Jahreswechsel hinweg verlaufen, die Haushaltsplanung des Bundes jedoch jährlich verläuft, müssen Sie die beantragte Förderung auf die Haushaltsjahre aufteilen.

Planen Sie zum Beispiel für Sommer 2017 zehn Freiwillige für jeweils zwölf Monate zu entsenden, müssen Sie dafür bis zu 30.09.2016 einen Bundesmittelantrag stellen. Darin beantragen Sie zehn Freiwillige und 120 Monate. Anschließend kalkulieren Sie die Kosten und teilen diese auf die Ausgabenpositionen „Fachlich-pädagogische Begleitung“, „Durchführungskosten“ und Gesundheitsvorsorge“ auf. Unter Einnahmen geben Sie die Höhe Ihres möglichen Eigenanteils an. Zur Aufteilung der beantragten Zuwendung des BMZ auf die Haushaltsjahre überlegen Sie bitte genau, welche Kosten wann anfallen werden. Eine spätere Umverteilung ist in der Regel nicht möglich.

Nach Bewilligung des Bundesmittelantrags durch das BMZ erhalten Sie einen Weiterleitungsvertrag von ENGAGEMENT GLOBAL. Diesen senden Sie unterschrieben zurück. Wichtig: Erst nach der Unterzeichnung des Weiterleitungsvertrages dürfen Kosten entstehen.

Mittelanforderung

Nach der Bewilligung der Mittel durch das BMZ können Sie die Barmittel mit dem Formular Mittelanforderung bei der Koordinierungsstelle weltwärts für die in einem Zeitraum von sechs Wochen anfallenden Kosten abrufen. Entsprechend den allgemeinen zuwendungsrechtlichen Vorschriften erfolgt der Abruf der Mittel in einem anteiligen Verhältnis von jeweils bis zu höchstens 75 Prozent Zuwendungsmittel und 25 Prozent Eigenanteil der Entsendeorganisation.

Namensliste

Bis spätestens acht Wochen vor der Ausreise derjenigen Freiwilligen müssen Sie der Koordinierungsstelle weltwärts die Namen und Daten der Freiwilligen mitteilen, für die Sie Bundesmittel beantragt und zugesagt bekommen haben.

Dazu gehören die Heimadresse, das Geburtsdatum sowie die Einsatzzeit und die Zuordnung auf einen registrierten weltwärts-Einsatzplatz. Nutzen Sie hierzu bitten das Formular Namensliste.

Wichtiger Hinweis

Bitte teilen Sie bei Zusendung einer zweiten (oder jeder weiteren) Namensliste nur die Änderungen/Ergänzungen/Korrekturen mit. Dies ermöglicht uns eine deutlich schnellere Bearbeitung und vermeidet Dubletten in den Besetzungslisten. Die Namensliste beinhaltet den Stand vor Ausreise.

Daten in die Namensliste importieren

Sie haben die Möglichkeit, von Ihnen generierte XML-Daten in das Formular-Namensliste zu importieren. Die Generierung von XML-Daten bietet sich für größere Organisationen an, die selbst eine Datenbank mit den Ausreisedaten ihrer Freiwilligen pflegen. Sollten Sie Microsoft Excel (ab Version 2007) benutzen, ist auch die Umwandlung von Excel-Dateien in das XML-Format des Formulars möglich. Benutzen Sie dazu die folgenden Excel-Vorlagen (mit der Excel-Version 2003 oder kleiner lassen sich aus dieser Datei keine XML-Daten generieren):

Um die Excel-Vorlage als XML-Datei abzuspeichern, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den blauen Tabellenbereich und wählen Sie XML - Exportieren. Anschließend müssen die Daten in das PDF-Formular importiert und um Ihre Kopfdaten ergänzt versandt werden. Dazu benötigen Sie die kostenpflichtige Software "Adobe Acrobat X Pro". Bitte speichern Sie eine Kopie des Formulars auf Ihrem Computer, öffnen diese mit der Pro-Version des Adobe Acrobat und klicken auf "Formulare > Formulardaten verwalten > Daten importieren" anschließend können Sie die XML-Datei auswählen. Die Daten sollten nun im Formular erscheinen.

Ein Import der Daten per Formular-Schaltfläche ist aus technischen Gründen leider nicht mehr möglich. Bitte beachten Sie, dass die Koordinierungstelle weltwärts eine Beratung, die über die angebotenen Informationen und Dateien hinausgeht, aus Kapazitätsgründen nicht leisten kann.